Zvuči li vam ovo poznato?

Dođete na posao, uključite računalo i vidite naizgled beskrajne poruke e-pošte koje vas pozdravljaju. Počnete odgovarati na njih, nadajući se da će ovaj zadatak biti gotov što je prije moguće i da ćete moći nastaviti s vašim danom. No, kada ste skoro na cilju, dobivate odgovor na prethodnu poruku e-pošte i vraćate se opet na početak. Povežite to sa sastancima, telefonskim pozivima i stvarnim radom koji trebate obaviti, zaista se čini kao da gasite jedan požar za drugim.

 Temeljni pristup rješavanju ovog začaranog kruga jest razumijevanje razlike između hitnih zadataka i važnih zadataka. Kada to raspoznate, možete koristiti prave strategije kako bi najbolje iskoristili svoje vrijeme i unaprijedili svoje ciljeve, bilo osobne ili profesionalne. 

Hitni zadaci:
To su zadaci koji zahtijevaju vašu trenutnu pozornost: telefonski pozivi, sastanci, zadaci s kratkim rokovima i druga pitanja koja zahtijevaju brzo djelovanje.

Važni zadaci:
To su zadaci koji pomažu u ostvarivanju dugoročnih ciljeva i dovršavanju ozbiljnih projekata. Obično ih stavljamo po strani i rješavamo zadatake koji pružaju brz osjećaj postignuća. Važni zadaci nisu uvijek hitni, pa ćemo ih vjerojatno odgoditi u korist onih koji zahtijevaju našu trenutnu pozornost.

Iako se razlika između njih čini prilično izravnom, većina nas često brka hitno zbog važnog. To je evolucijska osobina koju se teško riješiti.

Digitalna era u kojoj danas živimo ne olakšava nam razlikovanje između hitnog i važnog. Povezani 24/7, ne vidimo razliku između onoga što je doista važno i onoga što je trivijalno. Ovo stanje uma može imati ozbiljne posljedice na našu produktivnost i sposobnost fokusiranja na veliku sliku. Kada sve treba biti završeno “jučer”, određivanje prioriteta postaje teret.

Kako razlikovati hitno i važno: Eisenhower – struktura odluka

Jedan od najvećih izazova s kojima se rukovoditelji i pojedinci svakodnevno susreću jest učenje kako učinkovito dati prioritet radu. Dobra vijest je da već postoji sustav koji vam omogućuje da odredite prioritete zadataka i odlučite što zahtijeva vaš fokus i što se može odgoditi.

To se zove Eisenhower-ov princip odlučivanja, struktura dijeli zadatke u 4 kategorije:

1)   Hitni, ali ne i važni zadaci,  

2)   Hitno i važno,  

3)   Važno, ali ne i hitno, 

4)   Nije važno i nije hitno.  

Kako koristiti Eisenhoverov princip

1. Hitni, ali ne i važni zadaci

Te aktivnosti zahtijevaju vašu trenutnu pažnju, ali vam ne pomažu u postizanju dugoročnih ciljeva. Većina poruka e-pošte, tekstualnih poruka i telefonskih poziva spada u tu kategoriju. Problem s ovim zadacima je da ljudi često misle da su važni.
Lako je vidjeti zašto.
Većina njih je opipljiva i ima neposredne rezultate, dajući vam lažni osjećaj postignuća.

No, tu dolazi bolna istina: dok kažete da na svaki zahtjev koji vam se pojavi, misleći da toliko toga postižete, zapravo ne postižete. Vi zapravo sabotirate svoj napredak, uspjeh i sreću.

2. Važni i hitni zadaci

To su zadaci koji zahtijevaju vašu trenutnu pozornost. Istodobno, te hitne krize i rokovi mogu vam pomoći u ostvarivanju dugoročnih ciljeva i pomicanju projekata naprijed.

3. Važno, ali ne i hitno

To su zadaci koji nemaju hitan rok, ali vam mogu pomoći da ostvarite svoje osobne i profesionalne ciljeve. Stjecanje novih vještina, vrijeme za sebe ili naš hobi su sve aktivnosti koje nam mogu pomoći da postignemo uspjeh i živimo ispunjeniji život. Nažalost, to su i zadaci koje nastojimo odgoditi u korist aktivnosti koje smatramo hitnima.

4. Zadaci koji nisu niti hitni niti važni

Češće nego ne, ove aktivnosti su potrošači vremena. Ne zahtijevaju vašu neposrednu pozornost niti vam pomažu u postizanju dugoročnih ciljeva. Zapravo, često vas odvrate od vaše misije.

Budimo iskreni!
 
Svi se možemo pronaći kako tumaramo Facebookom ili gledamo videe na YouTubu i gubimo vrijeme umjesto da se usredotočimo na ono što je doista važno. Nemojte ovo pogrešno shvatiti – to ne znači da ne biste trebali uzeti pauzu i trenutak da udahnete nakon dana napornog rada. Naprotiv! Odmor je bitan za postizanje uspjeha. Međutim, morate naučiti ograničavati količinu vremena koju trošite na ne-hitne i nevažne zadatke.
 
Da biste ispravno odredili prioritete, upotrijebite ovaj princip za donošenje odluka i točku 2 i 3 postavite kao najviši prioritet.

A sada bih rado čula i vaše mišljenje:

1.   Nalazite li balans između važnog i hitnog?  

2.   Po čemu određujete prioritete?  

Sve svoje komentare ostavite ispod bloga, jer nikada ne znate kome vaše iskustvo može pomoći.

Hvala vam na čitanju i dijeljenju,

Tihana

Leave a Reply